Erinnerungsmanagement

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Supportthemen

Der Erinnerungsdienst stellt sicher, dass Nutzer über Kursaufgaben und Fristen informiert bleiben. Durch die entsprechende Konfiguration von Erinnerungen können Sie Nachverfolgungen automatisieren und das Lernmanagement für Sie selbst und Ihre Teilnehmer optimieren.

Der Erinnerungsdienst ermöglicht Unternehmensadministratoren und Koordinatoren, automatisierte E-Mail-Erinnerungen im Zusammenhang mit Kurszuweisungen zu konfigurieren und zu verwalten. Der Dienst stellt sicher, dass Nutzer rechtzeitig Benachrichtigungen basierend auf vordefinierten Auslösern und Einstellungen erhalten.

Funktionen

  • Erinnerungen aktivieren/deaktivieren: Nutzer können Erinnerungen nach Bedarf ein- oder ausschalten.
  • Konfigurierbare Einstellungen:
    • Auslöser:
    • Verzögerung (Tage): Gibt die Anzahl der Tage nach der Kurszuweisung an, nach denen die Erinnerung ausgelöst wird
    • Auslösestatus: Auswahl, ob die Erinnerung basierend auf dem Kursstatus ausgelöst wird (Nicht begonnen/Abgeschlossen).
    • Empfängerauswahl: Auswahl des Empfängers (Koordinator, Vorgesetzter oder Kunde).
  • E-Mail-Anpassung: Festlegen von Betreff und Inhalt der E-Mail.
    E-Mail-Inhalt: zwischen 3 und 1000 UTF-8-unterstützten Zeichen. Nutzer können den E-Mail-Text im HTML-Format über einen WYSIWYG-Editor eingeben. Es können folgende Parameter eingefügt werden:
    • {{ courseID }} – In der E-Mail wird der Name des Kurses angezeigt
    • {{ name }} – In der E-Mail wird der Name des Kunden angezeigt, der den Kurs noch nicht begonnen oder abgeschlossen hat
  • Neue Erinnerungen hinzufügen: Nutzer können neue Erinnerungen mit automatisch generierten Namen erstellen (z. B. Erinnerung 1, Erinnerung 2 usw.).
  • Erinnerungen ändern: Nutzer können Konfigurationen sowie den Betreff oder Inhalt der E-Mail aktualisieren.

Funktionalität des Erinnerungsdienstes

Das System führt täglich eine Prüfung durch, um Erinnerungen wie folgt zu verarbeiten:

1. Prüfung auf vorhandene Erinnerungen: Der Dienst überprüft, ob Erinnerungen eingerichtet sind.

2. Bewertung der Auslösebedingungen:

  • Das System prüft, ob eine Erinnerung basierend auf dem zugewiesenen Kurs und der festgelegten Verzögerung fällig ist.
  •  Wenn einem Nutzer ein Kurs zugewiesen wurde und er ihn innerhalb des angegebenen Zeitraums nicht begonnen hat, wird die Erinnerung ausgelöst.
  • Wenn einem Nutzer ein Kurs zugewiesen wurde und er ihn innerhalb des angegebenen Zeitraums abgeschlossen hat, wird die Erinnerung ausgelöst.

3. Versand der E-Mail:

    • Die Erinnerung wird an den ausgewählten Empfänger (Kunde, Koordinator oder Vorgesetzter) unter Verwendung der gespeicherten E-Mail-Adresse gesendet.
    • Der E-Mail-Inhalt wird auf Basis einer vordefinierten Textvorlage generiert.
    • Variablen im E-Mail-Text werden durch tatsächliche Werte ersetzt:
      1. Der Kursname ersetzt den Platzhalter für die Kurs-ID.
      2. Der Name des Empfängers (Kunde, Vorgesetzter oder Koordinator) ersetzt den Platzhalter für den Adressaten.

Reminder setzen

Eine Erinnerungsmail hinzufügen

  1. Klick auf „Globale Einstellungen“ (rechts oben beim Account-Icon)
  2. Im Bereich „+ Erinnerungen hinzufügen“ können Sie die gewünschten Einstellungen vornehmen.
  3. Speichern Sie den Reminder ab, indem Sie auf den blauen Button klicken
  4. Standardmäßig ist die Erinnerungsmail erst einmal ausgeschaltet.

Eine Erinnerungsmail bearbeiten

  1. Wählen Sie eine eingetragene Erinnerungsmail aus der Liste aus.
  2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Sie können Konfigurationen, Betreff und den E-Mail-Text ändern.
  3. Klicken Sie erneut auf den blauen Button zum Speichern der neuen Einstellungen

Erinnerungsmail scharfschalten

  1. Nachdem Sie die Änderungen gespeichert haben, erscheint ein Schalter rechts oben bei der Erinnerungsmail.
  2. Stellen Sie diesen Schalter ein (blau), um den Erinnerungsmaildienst einzuschalten.